Entrée en EHPAD : le dossier, les aides et les démarches pas à pas

L'entrée d'un parent en EHPAD se prépare en cinq temps : choisir les établissements, déposer la demande d'admission, comprendre la facture, demander les aides, puis organiser l'entrée elle-même. Ce guide les reprend dans l'ordre, avec ce que chacun peut prendre en charge quand on s'y met à plusieurs.

La personne concernée décide. C'est elle qui choisit son lieu de vie, même si elle est sous tutelle ou curatelle. En cas de difficulté, le juge ou le conseil de famille, s'il existe, statue. Associez-la à chaque étape, visites comprises : une entrée préparée ensemble se passe mieux qu'une entrée subie.

Les étapes en un coup d'œil

Étape	Ce qu'il faut faire	Qui peut s'en charger
Choisir	Définir les besoins, comparer les prix, visiter	Toute la famille, avec la personne
Demander	Remplir le dossier unique, le faire compléter par le médecin, l'envoyer à plusieurs établissements	Un proche à l'aise avec les démarches en ligne
Financer	APA, aide au logement, aide sociale si besoin, réduction d'impôt	Celui qui gère déjà les papiers
Entrer	Contrat de séjour, état des lieux, affaires, changement d'adresse	Un ou deux proches présents le jour J

1. Choisir les établissements

Commencez par les besoins : le niveau d'autonomie, les soins nécessaires (une unité protégée pour une maladie d'Alzheimer, par exemple), et le lieu, souvent près d'un enfant qui pourra venir souvent.

L'annuaire officiel des EHPAD, sur le portail pour-les-personnes-agees.gouv.fr, permet de chercher autour d'une adresse, de comparer les prix et les prestations, et de simuler le reste à charge une fois déduites les aides au logement et l'APA.

Les EHPAD sont publics, privés associatifs ou privés commerciaux, et leurs prix varient fortement. Si la personne risque d'avoir besoin de l'aide sociale pour payer, vérifiez que l'établissement a des places habilitées à l'aide sociale : sans elles, l'aide sociale à l'hébergement n'est en principe pas versée.

Visitez avant de décider : l'ambiance, les repas, les chambres, la façon dont le personnel parle aux résidents. Notez vos questions à l'avance, et posez-les.

2. Déposer la demande d'admission

Un dossier national unique permet de demander une place dans plusieurs EHPAD :

un volet administratif, à remplir par la personne ou un proche ;
un volet médical, à faire remplir par un médecin. Sur ViaTrajectoire, le médecin renseigne aussi un volet autonomie.

Deux façons de l'envoyer :

en ligne, sur ViaTrajectoire : le dossier se remplit une fois et part en un clic vers plusieurs établissements, et vous suivez son traitement ;
sur papier : le formulaire Cerfa n° 14732*03, à photocopier et à envoyer par courrier à chaque établissement. Adressez le volet médical sous pli confidentiel au médecin coordonnateur.

Le même dossier sert pour une entrée définitive ou un séjour temporaire. Déposer un dossier ne vaut pas admission : si l'établissement a une liste d'attente, la demande y est inscrite. L'admission dépend ensuite d'une place disponible et de la capacité de l'établissement à accompagner la personne. C'est pourquoi on envoie souvent plusieurs demandes à la fois.

3. Comprendre la facture

Hors expérimentation du financement (voir ci-dessous), les prestations d'un EHPAD se répartissent en trois tarifs :

Tarif	Ce qu'il couvre	Qui le paie
Hébergement	Chambre, repas, entretien, linge, animations	Le résident, avec les aides au logement et, si besoin, l'aide sociale
Dépendance	L'aide au quotidien, selon le niveau d'autonomie	Le résident, avec l'APA pour les plus dépendants
Soins	Les soins médicaux et paramédicaux	L'Assurance maladie

Le tarif dépendance dépend du GIR, la mesure de l'autonomie, de 1 (le plus dépendant) à 6. Avant déduction des aides éventuelles, le tarif dépendance « GIR 5-6 » est le minimum facturé au résident.

Le prix d'hébergement comprend obligatoirement un socle de prestations : la chambre et son entretien, l'accès aux communications dont internet, la restauration, le blanchissage du linge, l'animation et l'administration. Ce qui s'y ajoute (coiffeur, téléphone dans la chambre…) est facturé à part : demandez la liste.

Depuis le 1er juillet 2025, 23 départements expérimentent la fusion des tarifs soins et dépendance. Le résident paie alors une participation journalière forfaitaire, fixée à 6,16 € en 2026, en plus de l'hébergement. Demandez à l'établissement quel régime s'applique : le calcul habituel avec l'APA décrit ci-dessous concerne les établissements hors expérimentation.

4. Demander les aides

L'allocation personnalisée d'autonomie (APA) en établissement. Pour les personnes de 60 ans et plus classées en GIR 1 à 4 par le médecin coordonnateur de l'EHPAD. Versée par le département, elle prend en charge tout ou partie de la différence entre le tarif dépendance de leur GIR et le tarif GIR 5-6 ; sous un plafond de revenus, le résident ne paie plus que ce dernier. Renseignez-vous auprès de la direction de l'établissement.

L'aide au logement (APL ou ALS). L'APL si l'établissement est conventionné, l'ALS sinon, sous condition de ressources. La demande se fait auprès de la CAF, ou de la MSA pour les retraités agricoles.

L'aide sociale à l'hébergement (ASH). Versée par le département quand les ressources de la personne ne suffisent pas à payer l'hébergement, à partir de 65 ans (60 ans en cas d'inaptitude au travail), en principe sur des places habilitées. Le dossier se dépose au CCAS ou à la mairie. Pour une prise en charge dès l'entrée, déposez la demande dans les deux mois qui suivent l'admission, idéalement en même temps que les démarches d'entrée. Deux points à connaître avant de la demander :

l'essentiel des revenus de la personne est alors consacré à payer l'établissement, et ses enfants peuvent être appelés à participer au titre de l'obligation alimentaire, gendres et belles-filles aussi. Les petits-enfants en sont dispensés depuis la loi du 8 avril 2024 ;
le département peut récupérer tout ou partie des sommes versées, notamment sur la succession. Les règles précises sont fixées par chaque département : demandez-les au CCAS.

La réduction d'impôt. Le résident imposable déduit de son impôt 25 % des frais de dépendance et d'hébergement, dans la limite de 10 000 € de dépenses par an, soit 2 500 € au plus. Les frais de soins n'entrent pas dans le calcul, et les aides reçues (APA, aide au logement) se déduisent d'abord. Si la réduction dépasse l'impôt, rien n'est remboursé. Les enfants qui paient une partie de la facture peuvent, sous conditions, la déduire de leurs propres revenus au titre de la pension alimentaire.

5. Préparer l'entrée

Le contrat de séjour. L'établissement le remet au plus tard 15 jours après l'admission, et il se signe dans le mois qui suit. Après la signature, la personne a 15 jours pour se rétracter, par écrit, sans préavis. Ensuite, elle peut toujours résilier par écrit avec un mois de préavis, ou moins si le contrat le prévoit. Lisez aussi les conditions de facturation en cas d'absence ou d'hospitalisation.

Le jour de l'entrée. Un état des lieux de la chambre est fait à l'arrivée. L'établissement propose de désigner une personne de confiance si ce n'est pas déjà fait. Prévoyez les affaires demandées par l'établissement, vêtements marqués à son nom, et quelques objets familiers : photos, fauteuil, plaid.

Son logement. S'il est locataire, il doit donner congé à son propriétaire, en principe avec 3 mois de préavis pour un logement vide. Le préavis tombe à un mois si son état de santé justifie le changement de domicile, à condition de le dire dans la lettre et de joindre un justificatif, comme un certificat médical. S'il est propriétaire, le logement qui devient vacant ou loué se signale aux impôts, et l'assurance doit être prévenue s'il reste inoccupé.

Ses papiers. Déclarez son changement d'adresse en une fois sur Service-Public.fr (caisse de retraite, Assurance maladie, CAF, impôts…), faites suivre son courrier, et prévenez sa mutuelle et sa banque.

À plusieurs, sans s'épuiser

Une entrée en EHPAD mobilise souvent toute une fratrie pendant des semaines : un frère suit les dossiers d'aide, une sœur organise les visites, un autre vide le logement. Le plus difficile n'est pas une démarche en particulier, mais de savoir qui fait quoi et où en est chaque dossier. Une liste partagée, où chaque tâche a un nom en face, évite les doublons et les oublis.

Sources officielles

Ce guide donne des informations générales pour vous aider à vous organiser. Il ne remplace pas le conseil d'un professionnel (notaire, avocat, assistante sociale…). Les montants et délais évoluent : en cas de doute, la source officielle citée fait foi.